Krok 1. Uzupełnij dane.

1. Uzupełnij dane firmy. W kreatorze ustawień początkowych podałeś podstawowe dane niezbędne do wystawiania faktur. Aby móc generować deklaracje do US i ZUS uzupełnij następujące dane:

• REGON i ewentualnie numer GIOŚ (posiadasz go, jeżeli Twoja działalność polega na przetwarzaniu surowców wtórnych) [Ustawienia > Dane firmy > Dane podstawowe];
• Bilans otwarcia – dotyczy tylko tych, którzy przenoszą księgowość do TaxWeb w trakcie trwania roku podatkowego. Przenoszący muszą przepisać podsumowanie danych z KPiR prowadzonej w innym systemie lub biurze rachunkowym, aby zapewnić ciągłość prowadzonej księgowości [Ustawienia > Dane firmy > Dane podstawowe > Bilans otwarcia];
• składki ZUS – jeśli płacisz składki ZUS inne niż minimalne (zakładka Ustawienia > Dane firmy > ZUS – Profil ubezpieczonego).

Jeśli pominiesz ten krok to przed wystawieniem pierwszej deklaracji system sam poprosi Cię o te dane.

2. Dostosuj numerację dokumentów. Ustaw numeracje dokumentów do swoich preferencji lub dotychczasowej numeracji, jeśli przenosisz księgowość z innego systemu lub biura rachunkowego (zakładka Ustawienia > Numeracja dokumentów).

3. Dodaj majątek. Jeśli prowadzisz Ewidencję środków trwałych i/lub Ewidencję wyposażenia przenieś je do TaxWeb (poza pojazdami, o których będzie mowa w kolejnym punkcie).

• Środki trwałe przeniesiesz funkcją Dodaj środek trwały w zakładce Majątek > Środki trwałe.
• Wyposażenie przeniesiesz funkcją Dodaj środek trwały w zakładce Majątek > Wyposażenie.

Należy pamiętać, aby środki trwałe i wyposażenie przenosić w kolejności występowania w istniejących ewidencjach, tak by zachować ich kolejność w ewidencjach TaxWeb.

4. Dodaj pojazdy. Pojazdy dodasz do rejestru pojazdów funkcją Dodaj pojazd w zakładce Pojazdy, jeśli wykorzystujesz je do prowadzenia swojej działalności i ponosisz koszty związane z ich eksploatacją.

5. Aktywuj wysyłkę deklaracji przez internet. Deklaracje podatkowe możesz wysyłać przez internet bezpośrednio z TaxWeb. Masz do wyboru dwie metody:

• poprzez podanie danych weryfikujących, ta metoda dostępna jest od razu po założeniu konta,
• korzystając z podpisu elektronicznego przedstawiciela formy Forca Sp. z o.o., która jest właścicielem serwisu TaxWeb. Aby skorzystać s tej metody musisz dostarczyć upoważnienie do urzędu skarbowego na formularzu UPL-1. Upoważnienie należy złożyć w biurze podawczym urzędu. Formalności ze strony urzędu trwają około 3 dni. Szczegółową instrukcję korzystania z e-deklaracji znajdziesz w zakładce Ustawienia >> Podatki >> e-Deklaracje. Pamiętaj, aby po dostarczeniu deklaracji do US zaznaczyć pole Dostarczyłem/am do US upoważnienie UPL-1. Bez tego funkcja wysyłki deklaracji będzie niedostępna.

Aby wysyłać e-Deklaracje do ZUS, nie trzeba składać do ZUS żadnego upoważnienia.

6. Spersonalizuj dokumenty. Możesz wprowadzić do TaxWeb logo Twojej firmy, które będzie drukowane na fakturach i innych dokumentach oraz podpis na fakturze’ Logo dodasz lub zmienisz w zakładce Ustawienia > Dokumenty > Logo na fakturze.

7. Dodaj pracowników. Jeżeli zatrudniasz pracowników na umowę o pracę, zlecenie lub dzieło, wprowadź do TaxWeb dane pracowników i ich umowy. Zrobisz to w zakładce Pracownicy. Rozpocznij od dodania pracownika w zakładce Lista pracowników, następnie dodaj umowy dla każdego pracownika w Karcie pracownika lub w zakładce Umowy pracowników.

Krok 2. Wystawiaj faktury i rejestruj wydatki.

Wystawiaj faktury i rejestruj swoje wydatki odpowiednio w modułach Przychody i Wydatki. W tym celu korzystaj ze schematów księgowych, które pozwolą Ci poprawnie zapisać przychody i wydatki w Książce przychodów i Rozchodów, Ewidencji VAT zakupów, sprzedaży i UE.

Krok 3. Wygeneruj pierwszą deklarację miesięczną do ZUS.

Obowiązek opłacenia składek ZUS mija 10 następnego miesiąca lub 15 jeśli opłacasz za kogoś składki. Aby wyliczyć wysokość składek do opłacenia skorzystaj z funkcji Nowa deklaracja w zakładce Deklaracje > ZUS rozliczeniowe. Po wygenerowaniu deklaracji opłać składki (oznacz ten fakt funkcją Rejestruj płatność dostępną w przycisku rozwijanym Akcje) oraz wyślij deklarację do ZUS korzystając z funkcji Wyślij do ZUS. Pamiętaj, że wysyłka deklaracji miesięcznych do ZUS jest konieczna tylko wtedy, gdy wysyłasz ją po raz pierwszy, zmieniła się podstawa do wyliczenia składek w stosunku do ostatnio wysyłanej deklaracji lub opłacasz za kogoś składki.

Krok 4. Wylicz pierwszą zaliczkę na podatek dochodowy.

Obowiązek opłacenia zaliczki PIT mija 20-go następnego miesiąca. Aby go wypełnić, po wystawieniu wszystkich faktur i zarejestrowaniu wydatków wygeneruj za miesiąc lub kwartał zaliczkę na podatek dochodowy (zakładka Deklaracje > Zaliczki na PIT, funkcja Nowa zaliczka). Pozycja z nową zaliczką pojawi się w rejestrze zaliczek. Po kliknięciu w zaliczkę otrzymasz szczegółowe wyliczenie podatku. Zarejestruj fakt opłacenia podatku funkcją Płatności.

Krok 5. Wygeneruj pierwszą deklarację VAT.

Obowiązek opłacenia podatku VAT mija 25-go następnego miesiąca. Aby go wypełnić, wygeneruj za miesiąc lub kwartał nową deklarację VAT-7 (zakładka Deklaracje > VAT, przycisk Dodaj). Pozycja z nową deklaracją pojawi się w Rejestrze deklaracji VAT. Po kliknięciu w pozycję wyświetli się wygenerowana deklaracja. Następnie zarejestruj płatność w systemie i wyślij deklarację funkcją Wyślij do urzędu dostępną w przycisku rozwijanym Akcje).

Krok 6. Zakończ swój pierwszy okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał).

Wydrukuj i włóż dokumenty do segregatora:

• dokumenty przychodowe (faktury);
• wydatki;
• dowody umorzeń środków trwałych;
• deklaracje ZUS, VAT-7
• KPiR (lub Ewidencja przychodów), ewidencja VAT zakupów i sprzedaży i UE (jeśli jesteś płatnikiem VAT).