Wydatki związane z pojazdem prywatnym można rozliczyć tylko do wysokości wykonanej tzw. kilometrówki.

Kilometrówka to ekwiwalent w złotych przeliczany przez przemnożenie urzędowej stawki za przejechany kilometr w celach służbowych i rejestru przebiegu pojazdu, który dodawany jest przez użytkownika w zakładce Rejestr przebiegu w karcie pojazdu (Pojazdy > Nazwa pojazdu > Rejestr przebiegu).

W tym celu należy kliknąć w przycisk rozwijany Dodaj wydatek > Nowy wydatek. Zostanie uruchomiony kreator dodawania nowego wydatku. W Kroku 1 należy wybrać Typ wydatku z grupy Zakup i eksploatacja pojazdów (po rozwinięciu):

• Zakup paliwa, jeśli wydatek dotyczy paliwa;
• Koszty eksploatacji w przypadku pozostałych wydatków.

W Kroku 2 należy na formularzu wybrać z listy pojazdów zarejestrowanych w systemie „Nr rejestracyjny” pojazdu, którego wydatek dotyczy oraz podać dane z otrzymanej od sprzedawcy faktury lub innego dokumentu sprzedaży.

Jeśli na liście pojazdów nie występuje pojazd, którego wydatek dotyczy, to przed dodaniem pierwszego wydatku należy pojazd dodać do Rejestru pojazdów funkcją Dodaj pojazd w zakładce Pojazdy.

Po zapisaniu wydatek zostanie:

• dodany do Rejestru wydatków w zakładce Wydatki;
• dodany do zakładki Rejestr kosztów w Karcie pojazdu (Pojazdy > Nazwa pojazdu > Rejestr kosztów);
• wydatek zostanie dodany do KPiR (będzie stanowił koszt uzyskania przychodu) do limitu określonego wartością naliczonej kilometrówki w zakładce Rejestr przebiegu w karcie pojazdu;
• dla wydatków za paliwo VAT nie zostanie odliczony, dla pozostałych wydatków VAT odliczony będzie od tej części, którą system zaliczy do kosztów uzyskania przychodów po dodaniu kilometrówki.