Deklaracja PIT-4R

Jak i do kiedy wypełnić druk PIT-4R

Deklaracja PIT-4R przekazywana jest do Urzędu Skarbowego celem przekazania danych o zaliczkach na podatek dochodowy podatników rozliczanych przez osobę trzecią (płatników). PIT-4R traktuje się jako faktyczną deklarację pobranych przez płatnika (pracodawcę) zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Stan w niej wskazany powinien zgadzać się z sumą zaliczek wpłaconych do Urzędu Skarbowego.

PIT-4R trafia wyłącznie do Urzędu Skarbowego. Nie należy jej doręczać podatnikowi, którego zaliczki są rozliczane. PIT-4R sporządza się zatem w jednej kopii (drugi egzemplarz warto zachować dla siebie w celach dowodowych).

W deklaracji wprowadza się dane autentyczne, zatem kwoty zaliczek na podatek faktycznie pobierane przez płatnika. Nie można w deklaracji podawać kwot zaliczek należnych, lecz niepobranych. Na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej kwoty podstawy zaliczki na podatek oraz same zaliczki przesyłane do urzędu skarbowego podlegają zaokrągleniu do pełnych złotych (końcówkę kwoty podstawy opodatkowania wynoszącą mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówkę wynoszącą 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych).

Sporządza się wyłącznie jedną deklarację PIT-4R niezależnie od liczby pracowników (świadczeniobiorców), za których płatnik opłaca zaliczki. W deklaracji podać należy sumę świadczeniobiorców oraz sumę pobranych zaliczek; deklaruje się w niej również wartość wynagrodzenia dla płatnika z tytułu wykonywania tej funkcji (pobierania zaliczek, składania deklaracji).

Deklaracji nie sporządzają podatnicy wpłacający zaliczki na podatek wyłącznie za siebie. PIT-4R jest deklaracją płatnika (podmiotu obliczającego, pobierającego zaliczki na podatek i wpłacającego je na rzecz Urzędu Skarbowego), a nie rozliczającego własny podatek dochodowy.

Termin złożenia – do kiedy?

Deklarację składamy do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym (jeśli ostatni dzień stycznia przypada w niedzielę albo inny dzień ustawowo wolny od pracy, deklarację składa się następnego dnia pracującego). Jeśli płatnik zaprzestał działalności przed tym terminem, deklarację składa się do dnia zaprzestania tej działalności. W sytuacji płatników, którzy zawarli umowę aktywizacyjną przed dniem 26 października 2007 r. – do dnia ustania obowiązku poboru tych zaliczek.

Papierowy czy elektroniczny PIT-4R

Od 2015 r. większość podatników składa PIT-4R w postaci elektronicznej. Płatnicy będący osobami fizycznymi mogą go podpisywać danymi autoryzacyjnymi (imię, nazwisko, NIP/PESEL, data urodzenia, kwota przychodu). Osoby zatrudniające więcej niż 5 osób oraz wszystkie biura rachunkowe  muszą wysyłać druki tylko elektronicznie. Mniejsi podatnicy mogą wysyłać PIT-4R elektronicznie lub w formie tradycyjnej.