Rozliczenie delegacji

Podróżą służbową jest realizacja zadań służbowych na polecenie wykonawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Czynności związane z podróżą służbową powinny odbywać się w miejscu i terminie wskazanym z poleceniu wyjazdu służbowego.

Forma pisemna polecenia odbycia podróżny służbowej nie jest wymagana żadnym przepisem prawa. Jednak dla celów potwierdzenia wydania polecenia oraz w celu poprawnego rozliczenia należnych świadczeń dla pracownika z tytułu odbycia podróży służbowej forma pisemna jest zalecana.

Za odbytą podróż służbową oprócz wynagrodzenia należą się pracownikom dodatkowe świadczenia będące zwrotem kosztów podróży, związanych ze świadczeniem pracy podczas podróży służbowej, które zostały poniesione przez pracownika, a które powinny obciążyć pracodawcę.

Warunku rozliczania podróży służbowych pracowników mogą być samodzielnie ustalane przez pracodawców sektora prywatnego. Mogą być one określone w:

• układzie zbiorowym pracy;
• regulaminie wynagradzania;
• w umowie o pracę.

Zgodnie z Kodeksem pracy stawka minimalnej diety nie może być niższa niż dieta levitra vs viagra cost z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub poza granicami kraju dotycząca pracowników państwowej albo samorządowej jednostki sfery budżetowej.

Z tytułu podróży służbowej odbywanej na terenie kraju przysługują pracownikom:

• diety,
• zwrot kosztów przejazdów,
• zwrot kosztów noclegów,
• zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. 

Diety

Dieta, która obecnie wynosi 30 zł za każda dobę podróży, jest należnością, która ma pokryć zwiększone koszty utrzymania delegowanego pracownika podczas podróży służbowej. Rozlicza się ją za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do jej zakończenia (powrotu).  

Wysokość należnej pracownikowi diety zależy od długości trwania podróży i wynosi:

• od 8 do 12 h – 50% diety,
• ponad 12 h – 100% diety,
• pełna doba + do 8 h kolejnej – 150% diety,
• pełna doba + ponad 8 h kolejnej – 200% diety. 

Pełna dieta za dobę podróży krajowej pokrywa wskazane  koszty trzech posiłków dziennie, tj. śniadania, obiadu i kolacji. W razie zapewnienia częściowego bezpłatnego wyżywienia ulega ona obniżeniu, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 25% diety,
• obiad – 50% diety,
• kolacja – 25% diety.

Zwrot kosztów przejazdu

Środek transportu jakim pracownik odbędzie podróż służbową określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu wskazanego przez pracodawcę środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu. Przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych wprowadzają obowiązek dokumentowania za pomocą rachunków poniesionych wydatków na przejazdy podczas podróży służbowej. Najczęściej są to bilety. Pracownik może również przedstawić oświadczenie w sprawie poniesionych wydatków, jeśli ich udokumentowanie jest niemożliwe.

Podróż służbowa może odbyć się również pojazdem prywatnym pracownika lub innym pojazdem nie należącym do pracodawcy. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów z tytułu wykorzystanego pojazdu, wyliczany z iloczynu przejechanych kilometrów oraz zryczałtowanej stawki za jeden kilometr przebiegu użytego w podróży pojazdu. Zryczałtowana stawka powinna być określona przez pracodawcę w regulaminie lub umowie o pracę, lecz nie może być niższa niż: 

• 0,5214 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
• 0,8358 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
• 0,2302 zł – dla motocykla,
• 0,1382 zł – dla motoroweru.

Jeśli pracownik przebywa w podróży służbowej,która trwa co najmniej 10 dni, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy.

Ryczałt za dojazdy środkami komunikacji miejskiej

Jeśli pracownik w podróży służbowej korzysta ze środków komunikacji miejskiej w celach związanych z wykonywana pracą, to za każdą rozpoczętą dobę podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów komunikacją miejską w wysokości 20% diety, czyli aktualnie 4,60 zł. Ryczałt ten nie przysługuje pracownikowi, jeśli ten w podróży służbowej korzystał z pojazdu prywatnego lub służbowego.

Jeśli pracownik korzystał z innych środków komunikacji, np. taksówki, to pracodawca może pokryć koszty przestawione przez pracownika, lecz ryczałt za taki typ pojazdu pracownikowi nie przysługuje.

Wydatki za nocleg

Wydatki poniesione na nocleg podczas trwania podróży służbowej powinien zwrócić pracownikowi pracodawca:

• do wysokości wydatku udokumentowanego przez pracownika fakturą lub
• ryczałtem  w wysokości 150% % wartości diety określonej regulaminem lub umową o pracę, lecz nie mniej niż 34,50 zł. Ryczałt przysługuje, jeśli nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00. Ryczałt nie przysługuje jeśli pracownik ma możliwość powrotu do miejsca zamieszkania.

Inne należności

Pracodawca może zwrócić koszty pracownikowi inne udokumentowane wydatki mających związek z podróżą służbową albo wykonywaną podczas tej podróży pracą. Wydatki mogą być zwrócone w faktycznej wysokości na przykład za koszty noclegów, koszty przejazdów na podstawie cen biletów oraz inne wydatki, których poniesienie było niezbędne, udokumentowane fakturą lub innym dokumentem księgowym.

Ujęcie w podatkowej księdze kosztów podróży służbowej pracownika

Do rozliczenia podróży służbowej pracownika służy dowód wewnętrzny, zwany rozliczeniem podróży służbowej. Dowód ten ewidencjonuje się w kolumnie 13 księgi.

Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej przez pracownika powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.

Jeżeli podróż służbowa jest związana z wykonywaniem przez pracownika zadania służbowego (istnieje związek poniesionego wydatku z przychodem lub jego źródłem), nie ma przeszkód, by pracodawca zaliczył w ciężar kosztów podatkowych wydatki związane z odbyciem tej podróży.

I tak, koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika wykazuje się w księdze w kolumnie 13 „pozostałe wydatki”. Zapisu tego dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Dowód ten powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Do rozliczenia podróży służbowej pracownika powinny być dołączone dowody zakupu  potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu zakupu nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.