Tag Archives: Pojazdy

19 Paź 2013

Pojazd służbowy w firmie

taxweb serwis on-line księgowości

Jeżeli przedsiębiorca nie chce dokonywać monotonnych wyliczeń liczby przejechanych kilometrów, a fakturę za benzynę chce wliczać do kosztów uzyskania przychodów to powinien wpisać samochód do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jako środek trwały.

Pojazd musi spełniać jednak pewne warunki:

  • przewidywany okres używania pojazdu powinien być dłuższy niż 1 rok;
  • pojazd powinien być własnością lub współwłasnością przedsiębiorcy;
  • pojazd powinien być wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej, oddany w leasing lub wynajęty;
  • pojazd powinien być oddany do używania na podstawie ważnej umowy najmu, dzierżawy lub leasingu;
  • pojazd powinien być kompletny i zdatny do użytku w chwili przyjęcia do używania.

 

Auto a podatek VAT

Ustawa o VAT, dzieli pojazdy samochodowe na dwie kategorie. Do pierwszej należą samochody osobowe o dopuszczalnej masie całkowitej nie przekraczającej 3,5 tony. Oznacza to, że podatnicy użytkujący samochody o masie całkowitej mniejszej bądź równej 3,5 tony, mają ograniczone prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z faktur dokumentujących nabycie tych samochodów oraz zakaz odliczania VAT od nabycia paliw do napędu tych samochodów.

Druga kategoria to te samochody, od których zgodnie z prawem, można odliczać VAT (za benzynę i sam samochód). Są to pojazdy:

  • które mają otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków;
  • pojazdy samochodowe, które posiadają kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
  • pojazdy samochodowe będące pojazdami specjalnymi w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym;
  • pojazdy samochodowe konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą;
  • pojazdy samochodowe mające więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u których długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu;
  • pojazdy samochodowe mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowane na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van.

Załącznik numer 9 do ustawy o VAT zawiera następujące rodzaje pojazdów:

  • bankowóz;
  • pojazd z agregatem elektrycznym/ spawalniczym;
  • pojazd do prac wiertniczych;
  • koparka, koparko-spycharka;
  • ładowarka;
  • pojazd do oczyszczenie dróg;
  • pojazd pomocy drogowej;
  • pojazd zimowego utrzymana dróg;
  • żuraw samochodowy.

W celu stwierdzenia, że pojazdy spełniają wymagania określone w ustawie, konieczne jest przeprowadzenie przez Okręgową Stację Kontroli Pojazdów dodatkowego badania technicznego pojazdu. Stacja wydaje zaświadczenie, które potwierdza spełnienie tych wymagań. Podatnik powinien w terminie 14 dni przesłać kopię zaświadczenia Naczelnikowi Urzędu Skarbowego.

Na podstawie tego zaświadczenia podatnik uzyskuje wpis w dowodzie rejestracyjnym. Właściwy wydział komunikacyjny dokonuje tego wpisu.

 

Samochód osobowy w ustawie o podatku dochodowym

Inaczej definiuje samochód osobowy ustawa o PIT. Według ustawy samochodem osobowym jest każdy samochód, który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg. Jeśli ładowność przekracza 500 kg dla celów podatku dochodowego mamy do czynienia z samochodem innym niż osobowy.

 

Kara za niepowiadomienie naczelnika

Przepisy ustawy o VAT nakładające obowiązek uzyskania stosownego zaświadczenia nie wymieniają jakichkolwiek sankcji z tytułu niedotrzymania tego terminu. Jeśli badanie techniczne zostało wykonane z opóźnieniem, podatnik nie traci prawo do odliczania VAT od nabycia samochodu oraz paliwa do tego samochodu. Podobna sytuacja będzie istnieć gdy wpis w dowodzie rejestracyjnym nie będzie dokonany w terminie. Ustawodawca nie wskazuje żadnego terminu do dokonania wpisu. Jeśli spóźnimy się z dostarczeniem kopii zaświadczenia wydanego przez stację kontroli pojazdów również ustawa o VAT nie przewiduje w tym zakresie żadnych sankcji.

 

Co gdy samochód nie jest własnością przedsiębiorstwa?

Przede wszystkim nie można zaliczyć go do kosztów ceny jego nabycia. Nie można odliczyć VAT od kupna takiego samochodu.

W zakresie odliczania kosztów na paliwo na fakturze musi się znaleźć numer rejestracyjny samochodu.  Do kosztów uzyskania przychodu kwalifikują się wydatki eksploatacyjne takiego auta np. przeglądy, płyn do spryskiwaczy etc.

Należy pamiętać, że przepisy podatkowe pozwalają traktować jako koszt wydatki poniesione na samochód, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych do limitu ustalonego jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu:

  • 300 km w gminach do 100 tys mieszkańców;
  • 500 km w gminach powyżej 100 tys mieszkańców;
  • 700 km w gminach powyżej 500 tys mieszkańców.

Wydatki przekraczające limit nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

 

Ewidencja przebiegu pojazdu

Przedsiębiorca, w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencję potwierdza się na koniec każdego miesiąca. W razie braku ewidencji wydatki poniesione z tytułu używania samochodu na potrzeby firmy nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Jak powinna wyglądać ewidencja i co powinna zawierać:

  • nazwisko, imię oraz adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
  • numer rejestracyjny pojazdu;
  • pojemność silnika;
  • kolejny numer wpisu;
  • datę i cel wyjazdu;
  • opis trasy (skąd – dokąd);
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
  • stawkę za 1 km przebiegu;
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu podpis podatnika (właściciela firmy) i jego dane.

 

Co można zaliczyć w koszty eksploatacyjne pojazdu?

W koszty można również zaliczyć wydatki eksploatacyjne w tym:

  • zakup paliwa;
  • opłaty parkingowe;
  • części zamienne, naprawa;
  • przegląd, usługi serwisowe;
  • składka na ubezpieczenie samochodu.

By wydatki na pojazd prywatny zostały uznane za koszt prowadzenia działalności konieczne jest stworzenie umowy o używanie pojazdu między pracodawcą, a pracownikiem. Zwrot za paliwo wymaga utrzymywania ewidencji przejazdu tzw. kilometrówki (spisu ilości przejechanych kilometrów w miesiącu) lub ryczałtu (odgórnie ustalonego limitu miesięcznego).

 

Scroll Up