O sposobie księgowania programu komputerowego decyduje jego przeznaczenie. Z uwagi na taki podział mamy do czynienia z oprogramowaniem: Czytaj dalej Jak zaksięgować wydatek na program komputerowy?
Jeżeli przedsiębiorca nie chce dokonywać monotonnych wyliczeń liczby przejechanych kilometrów, a fakturę za benzynę chce wliczać do kosztów uzyskania przychodów to powinien wpisać samochód do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jako środek trwały.
Pojazd musi spełniać jednak pewne warunki:
Ustawa o VAT, dzieli pojazdy samochodowe na dwie kategorie. Do pierwszej należą samochody osobowe o dopuszczalnej masie całkowitej nie przekraczającej 3,5 tony. Oznacza to, że podatnicy użytkujący samochody o masie całkowitej mniejszej bądź równej 3,5 tony, mają ograniczone prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z faktur dokumentujących nabycie tych samochodów oraz zakaz odliczania VAT od nabycia paliw do napędu tych samochodów.
Druga kategoria to te samochody, od których zgodnie z prawem, można odliczać VAT (za benzynę i sam samochód). Są to pojazdy:
Załącznik numer 9 do ustawy o VAT zawiera następujące rodzaje pojazdów:
W celu stwierdzenia, że pojazdy spełniają wymagania określone w ustawie, konieczne jest przeprowadzenie przez Okręgową Stację Kontroli Pojazdów dodatkowego badania technicznego pojazdu. Stacja wydaje zaświadczenie, które potwierdza spełnienie tych wymagań. Podatnik powinien w terminie 14 dni przesłać kopię zaświadczenia Naczelnikowi Urzędu Skarbowego.
Na podstawie tego zaświadczenia podatnik uzyskuje wpis w dowodzie rejestracyjnym. Właściwy wydział komunikacyjny dokonuje tego wpisu.
Inaczej definiuje samochód osobowy ustawa o PIT. Według ustawy samochodem osobowym jest każdy samochód, który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg. Jeśli ładowność przekracza 500 kg dla celów podatku dochodowego mamy do czynienia z samochodem innym niż osobowy.
Przepisy ustawy o VAT nakładające obowiązek uzyskania stosownego zaświadczenia nie wymieniają jakichkolwiek sankcji z tytułu niedotrzymania tego terminu. Jeśli badanie techniczne zostało wykonane z opóźnieniem, podatnik nie traci prawo do odliczania VAT od nabycia samochodu oraz paliwa do tego samochodu. Podobna sytuacja będzie istnieć gdy wpis w dowodzie rejestracyjnym nie będzie dokonany w terminie. Ustawodawca nie wskazuje żadnego terminu do dokonania wpisu. Jeśli spóźnimy się z dostarczeniem kopii zaświadczenia wydanego przez stację kontroli pojazdów również ustawa o VAT nie przewiduje w tym zakresie żadnych sankcji.
Przede wszystkim nie można zaliczyć go do kosztów ceny jego nabycia. Nie można odliczyć VAT od kupna takiego samochodu.
W zakresie odliczania kosztów na paliwo na fakturze musi się znaleźć numer rejestracyjny samochodu. Do kosztów uzyskania przychodu kwalifikują się wydatki eksploatacyjne takiego auta np. przeglądy, płyn do spryskiwaczy etc.
Należy pamiętać, że przepisy podatkowe pozwalają traktować jako koszt wydatki poniesione na samochód, który nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych do limitu ustalonego jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu:
Wydatki przekraczające limit nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Przedsiębiorca, w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencję potwierdza się na koniec każdego miesiąca. W razie braku ewidencji wydatki poniesione z tytułu używania samochodu na potrzeby firmy nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Jak powinna wyglądać ewidencja i co powinna zawierać:
W koszty można również zaliczyć wydatki eksploatacyjne w tym:
By wydatki na pojazd prywatny zostały uznane za koszt prowadzenia działalności konieczne jest stworzenie umowy o używanie pojazdu między pracodawcą, a pracownikiem. Zwrot za paliwo wymaga utrzymywania ewidencji przejazdu tzw. kilometrówki (spisu ilości przejechanych kilometrów w miesiącu) lub ryczałtu (odgórnie ustalonego limitu miesięcznego).
