Wersja skrócona instrukcji wysyłki deklaracji

• Wybierz deklarację, którą chcesz wysłać
• Kliknij w funkcję w przycisku rozwijanym AKCJE > WYŚLIJ DO URZĘDU
• W wyświetlonym oknie wybierz jedną z dwóch metod wysyłki deklaracji
• Zatwierdź komunikat w oknie dialogowym
• Oczekuj na zmianę statusu wysyłanej deklaracji z NOWA na POTWIERDZONE-PRZYJĘTO. 

Informacje wstępne

System TaxWeb pozwala na wysyłkę deklaracji do urzędu skarbowego bezpośrednio z serwisu. Funkcja wysyłki dotyczy tylko i wyłącznie deklaracji, które zostały wygenerowane w TaxWeb.

Lista deklaracji, które można wysłać przez internet z TaxWeb do urzędu skarbowego:

• deklaracje podatkowe VAT: VAT-7 (miesięczna), VAT-7K (kwartalna),
• informacje podsumowujące: VAT-27 (transakcje z odwrotnym obciążeniem), VAT-UE (transakcje wewnątrzwspólnotowe),
• deklaracje podatkowe roczne: PIT-36 (zasady ogólne), PIT-36L (podatek liniowy), PIT-28 (podatek zryczałtowany), PIT-4R (pobrane zaliczki od pracowników),
• informacje o dochodach i zaliczkach pracowników: PIT-11.

Wysyłka deklaracji

Aby wysłać utworzoną w systemie deklarację podatkową należy skorzystać z funkcji WYŚLIJ DO URZĘDU. Funkcja dostępna jest w dwóch lokalizacjach:

• w karcie wysyłanej deklaracji w liście rozwijanej przycisku AKCJE

• w rejestrze wysyłanej deklaracji w liście rozwijanej przycisku AKCJE, po wybraniu deklaracji, które chcemy wysłać do urzędu.

Po wybraniu (kliknięciu) funkcji WYŚLIJ DO URZĘDU wyświetli się okno wyboru metody wysyłki deklaracji.

Wybór metody wysyłki zależy od Ciebie. W przypadku wyboru Metody 1 – Dane weryfikujące należy podać dane weryfikujące dokładnie takie same, jakie występują na Twoim koncie podatnika w systemie informatycznym urzędu skarbowego. Literówka typu zamiana „a” z „ą”, spacja lub jej brak w nazwisku dwuczłonowym, groszowa różnica wartości przychodu spowoduje brak autoryzacji i błąd wysyłki. Dlatego wydaje nam się, że Metoda 1 – Podpis TaxWeb jest metodą pewniejszą w użyciu. 

Metoda 1 – Dane weryfikujące. Za pomocą tej metody autoryzacja wysyłanej deklaracji odbywa się przez podanie wymaganych przez urząd danych podatnika:

• Imię pierwsze,
• Nazwisko,
• NIP,
• Data urodzenia,
• Wartość przychodu podatnika w poprzednim roku podatkowym.

Pola z danymi są domyślnie wypełnione przez system, poza wartością przychodu, która należy przepisać z rocznego zeznania podatkowego za poprzedni rok podatkowy. Precyzyjna informacja, skąd należy pobrać wartość przychodu, podana została w oknie pomocy, dostępnym przy polu WARTOŚĆ PRZYCHODU Z XXX ROKU w oknie wysyłki deklaracji. Numery pól w kolejnych wersjach formularzy mogą ulec zmianie. Ta metoda nie wymaga posiadania własnego podpisu kwalifikowanego.

Metoda 2 – Podpis TaxWeb. Podczas wysyłki deklaracja jest podpisywana podpisem cyfrowym przedstawicie firmy Forca Sp. z o.o. Domyślnie ta metoda wysyłki deklaracji jest nieaktywna.

Aby ją uaktywnić należy:

• upoważnić przedstawiciela firmy Forca Sp. z o.o. do podpisywania deklaracji w imieniu składającego podatnika. W tym celu należy z zakładki USTAWIENIA >  DANE FIRMY > E-DEKLARACJE pobrać wstępnie wypełnione formularze UPL-1 (dwa formularze, po jednym na każdego przedstawiciela firmy Forca Sp. z o.o.). Formularze należy wypełnić danymi upoważniającego podatnika, podpisać i złożyć osobiście (lub wysłać, lecz będzie trwało to dłużej) w biurze podawczym  właściwego urzędu skarbowego. Procedura upoważnienia przez US trwa zwykle około 3 dni. Upoważnienie w każdej chwili można odwołać za pomocą formularza OPL-1. 
• zaznaczyć opcję DOSTARCZYŁEM UPL-1 DO US zakładce USTAWIENIA > DANE FIRMY > E-DEKLARACJE. Po zaznaczeniu tej opcji metoda wysyłki deklaracji będzie aktywna w systemie.

Po oznaczeniu opcji zakładka zmieni swój wygląd na poniższy

Po kliknięciu przycisku WYKONAJ wyświetli się komunikat informujący, że po wysłaniu deklaracji jej usunięcie lub modyfikacja będzie niemożliwa.

Po kliknięciu w przycisk TAK proces wysyłki deklaracji rozpocznie się.

Statusy wysyłki deklaracji

Po wybraniu metody wysyłki i kliknięciu WYKONAJ system rozpocznie proces wysyłki deklaracji. Jeśli deklaracja jest w trakcie trwania wysyłki to:

• status deklaracji NOWA zmieni się na WYSYŁANIE,
• przy statusie wysyłki wyświetla się animowana ikonka.

Zmiana statusu wysyłki nie wymaga odświerzenia ekranu. Po rozpoczęciu wysyłki można opuścić ekran zakładki DEKLARACJE lub wylogować się z systemu. Wysyłka realizowana jest w tle przez serwer TaxWeb.

Podczas wysyłki deklaracji status wysyłki zmieni się z NOWA na WYSYŁANIE a następnie na PRZETWARZANIE POTWIERDZENIA. Podczas trwania tych statusów należy spokojnie oczekiwać na zakończenie procesu wysyłki deklaracji.

Czas trwania wysyłki.

Proces wysyłki może potrwać od kilkunastu sekund do nawet kilku godzin. Czas ten uzależniony jest od bieżącego obciążenia systemu informatycznego Ministerstwa Finansów. System najbardziej jest obciążony w dniach, które są terminami urzędowymi dostarczenia deklaracji do urzędu. Zwykle wysyłka deklaracji trwa kilka minut. 

Błąd wysyłki

W przypadku, gdy status WYSYŁANIE nie zmieni się na inny przez kilkanaście minut lub zostanie wyświetlony status informujący o błędzie należy powiadomić o tym fakcie Biuro Obsługi Klienta TaxWeb na formularzu dostępnym w funkcji POMOC > WYŚLIJ ZAPYTANIE DO BOK. Funkcja dostępna jest w górnej belce każdego ekranu systemu. W zgłoszeniu należy podać typ wysyłanej deklaracji oraz status wysyłki.  

Potwierdzenie dostarczenia deklaracji

O poprawnym dostarczeniu deklaracji do urzędu świadczą:

• status wysyłki zmieniony na POTWIERDZONE-PRZYJETO, wyświetlanie się innego statusu oznacza, że wysyłana deklaracja nie została poprawnie dostarczona do urzędu,
• wyświetlenie obok statusu ikonki, po kliknięciu której będzie pobrany dokument URZĘDOWE POTWIERDZENIE ODBIORU. Dokument zawiera dane identyfikujące przesyłkę i jest prawnym dowodem skutecznego dostarczenia deklaracji do urzędu.