Ewidencja środków trwałych

Klasyfikacja środków trwałych – wprowadzenie

Ewidencjonowanie środków trwałych jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Konieczność utrzymywania rzetelnej ewidencji wytworzonych i zakupionych dóbr wynika z ustawy o rachunkowości oraz z ustaw podatkowych – ordynacji podatkowej oraz ustawy o PIT.

Jednak ewidencja środków trwałych to nie tylko obowiązek, ale też i możliwość przeprowadzania amortyzacji podatkowej, czyli możliwość zmniejszania zobowiązania podatkowego wobec fiskusa. Dodatkowo ewidencja środków trwałych jest pomocnym narzędziem w zarządzaniu majątkiem przedsiębiorstwa.

W artykule przedstawiono najważniejsze informacje dotyczące prowadzenia ewidencji środków trwałych z użyciem Klasyfikacji Środków Trwałych. Są to niezbędne informacje dla przedsiębiorcy, który prowadzi swoją księgowość, ale również dla każdego kto rozwija swoją działalność gospodarczą i inwestuje w droższe dobra jak np. samochód służbowy czy zakup nieruchomości na siedzibę przedsiębiorstwa.

Klasyfikacja środków trwałych

Do ewidencjonowania środków trwałych stosuje się Klasyfikacje Środków Trwałych (KŚT). Klasyfikacja dzieli się na 10 grup, których umieszczenie i stosowanie w ewidencji jest konieczne ze względów podatkowych (sprawdzenie czy odpis danej wysokości przysługuje) i statystycnych (ewentualne obowiązki względem ZUS). Są to:

• 0 – grunty,
• 1 – budynki i lokale,
• 2 – obiekty inżynierii lądowej i wodnej,
• 3 – kotły i maszyny energetyczne,
• 4 – maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,
• 5 – specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty,
• 6 – urządzenia techniczne,
• 7 – środki transportu,
• 8 – narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie,
• 9 – inwentarz żywy.

Wymienione grupy środków trwałych na drugim szczeblu podziału klasyfikacyjnego dzielą się na podgrupy (oznaczone symbolami dwucyfrowymi), a dalej na rodzaje obiektów, którym nadano symbole trzycyfrowe. Struktura symboli KŚT wygląda w następujący sposób:

• X- grupa,
• XX- podgrupa,
• XXX- rodzaj.

W praktyce chcąc zamortyzować notebooka przedsiębiorca musi:

• najpierw ustalić grupę – dla notebooka będzie to grupa 4 (maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania),
• następnie wybrać podgrupę – w tym przypadku będzie to podgrupa 49 (pozostałe),
• a na koniec ustalić rodzaj środka trwałego – odpowiedni jest rodzaj 491 (zespoły komputerowe).

Dokumentowanie środków trwałych

Ewidencje środków trwałych przeprowadza się z użyciem książki inwentarzowej – nie musi ona mieć konkretnej formy – może być tradycyjna papierowa, jak i w wersji elektronicznej np. tworzona i przechowywana w Internecie lub tworzona w programie excel i przechowywana na dysku w komputerze. Wraz z książka inewntarzową należy do każdej pozycji w niej zamieszczonej posiadać odpowiednie dokumenty – fakturę (oryginał, ewentualnie kopie) lub umowę (sprzedaży, darowizny etc.).

W ewidencji prowadzone są wpisy w sposób chronologiczny. Podstawowym wpisem jest pojedynczy obiekt inwetarozwy (rzecz lub prawo) np. samochód osobowy o numerze rejestr. X lub grunt oznaczony KW o numerze X. Obiekt inwentarzowy powinien mieć charakter samodzielny – tak by jego sprzedaż lub likwidacja mogła się odbyć bez konieczności rozdzielania lub dołączania innych przedmiotów.

Podstawowe wymagania

Ustawa o rachunkowości oraz odpowiednie rozporządzenia wymagają by dokumentacja środków trwałych zawierała co najmniej:

• numer inwentarzowy obiektu,
• jego nazwę,
• wartość początkową,
• datę i źródło nabycia,
• numer dowodu wprowadzenia do używania i postawienia w stan likwidacji, sprzedaży lub nieodpłatnego przekazania,
• datę postawienia w stan likwidacji, sprzedaży lub przekazania.

Wraz z książka ewidencyjną należy przetrzymywać aktualne tabele amortyzacyjne.

W przypadku kontroli…

Należy pamiętać, że stan w książce ewidenyjnej powinien być zgodny z prawdą. Dlatego należy pamiętać o dokonywaniu aktualizacji w księdze np. wykreślać zbyte przedmioty, czy poprawiać dane w przypadku zmiany siedziby lub zakończenia stosunku współwłasności rzeczy.

Ewidencja środków trwałych podlega kontroli urzędu skarbowego na każde wezwanie i powinna być przechowywana w siedzibie przedsiębiorstwa lub innym miejscu, jeżeli został o tym poinformowany urząd skarbowy (takiej informacji udziela się już we wnioseku CEIDG-1).