Jak zaksięgować wydatek na program komputerowy?

Klasyfikacja programów komputerowych

O sposobie księgowania programu komputerowego decyduje jego przeznaczenie. Z uwagi na taki podział mamy do czynienia z oprogramowaniem:

• systemowym – niezbędnym do uruchomienia i realizacji wszystkich podstawowych funkcji zestawu komputerowego, bez którego nie może on funkcjonować samodzielnie – takie oprogramowanie zwiększa wartość początkową zestawu komputerowego
• użytkowym – wykorzystywanym do realizacji potrzeb użytkownika – ten typ oprogramowania stanowi wartość niematerialną i prawną w przypadku spełnienia warunków określonych w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych

Wprowadzenie do EWIDENCJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH I WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH (WNIP)

Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się nabyte autorskie lub pokrewne prawa majątkowe i licencje nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania, o przewidywanym okresie  użyteczności dłuższym niż jeden rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie stosownej umowy.

W przypadku, gdy wartość początkowa oprogramowania nie przekracza  kwoty 3 500 zł, to takie oprogramowanie można odliczyć jednorazowo w koszty prowadzenia działalności gospodarczej bez konieczności wprowadzania programu do EWIDENCJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH I WNIP.

Niewprowadzenie do ewidencji oznacza, że podatnik nie uznał programu komputerowego za wartość niematerialną i prawną. Wówczas wydatek poniesiony na nabycie programu stanowi koszt uzyskania przychodów w miesiącu oddania do używania.

Wyznaczenie wartości początkowej WNiP

W przypadku, gdy wartość początkowa oprogramowania przewyższa kwotę 3 500 zł, to takie oprogramowanie jest należy wprowadzić do EWIDENCJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH I WNIP przedsiębiorstwa. Wartością początkową w takim przypadku jest cena nabycia, czyli cena zakupu bez podlegającego odliczeniu podatku od towarów i usług powiększona np. o koszty bezpośrednio związane z zakupem (tj. koszty montażu, instalacji, dokumentacji i uruchomienia programu).

Kosztem uzyskania przychodu są miesięczne lub kwartalne (zależnie od wyboru dokonanego przez przedsiębiorcę) odpisy amortyzacyjne, do momentu całkowitej amortyzacji programu komputerowego. Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż w następnym miesiącu po przyjęciu środka trwałego do używania. Zakończenie amortyzacji następuje po:

• zrównaniu wartości odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową środka trwałego,
• przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia jego niedoboru,
• sprzedaży pozostałości środka trwałego.

Okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od licencji (sublicencji) na programy komputerowe oraz od praw autorskich nie może być krótszy niż 24 miesiące.