01 lip 2015

Kilometrówka – rozliczanie wydatków na pojazd prywatny

taxweb serwis on-line księgowości

Co to jest Kilometrówka?

Kilometrówka to kwota stanowiąca iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu i liczby przejechanych kilometrów. Stawki za 1 km przebiegu pojazdu określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury i dla pojazdów o pojemności skokowej silnika:

  • do 900 cm3 – stawka wynosi 0,5214 zł,
  • powyżej 900 cm3 – stawka wynosi 0,8358 zł.

 

Jak rozliczyć wydatki za pojazd prywatny nie figurujący w Ewidencji Środków Trwałych?

Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika mogą zostać uznane za koszt podatkowy wyłącznie do wysokości Kilometrówki wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres.

Wydatki w części przekraczającej Kilometrówkę nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Nadwyżkę można uwzględnić w kosztach podatkowych w następnych okresach rozliczeniowych danego roku, jeżeli wartość naliczonej Kilometrówki będzie odpowiednio wysoki.

Wydatki wpisuję się  KPiR w kolumnie 13 po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków.

 

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ( Dz.U z 2003 Nr 152 poz 1475 ze zm.), Załącznik nr 1, objaśnienia ust. 13.

 

Warunkiem wliczenia w koszty wydatków poniesionych związanych z utrzymaniem pojazdu prywatnego przedsiębiorcy jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu). Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • data i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika.

 

W razie braku ww. ewidencji, wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu na potrzeby prowadzonej działalności nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Aby wydatki związane z używaniem samochodu przedsiębiorcy mogły zostać uznane za koszty podatkowe (do wysokości Kilometrówki), muszą być one właściwie udokumentowane, np. fakturami, rachunkami, polisami ubezpieczeniowymi.

 

Przykładowe wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu przedsiębiorcy do celów związanych z działalnością gospodarczą:

  • zakup paliwa i olejów silnikowych,
  • naprawy, remonty, przeglądy, myjnia,
  • zakup części zamiennych,
  • ubezpieczenie pojazdu,
  • opłaty parkingowe i za przejazd płatnymi drogami.

 

Wydatki związane z ubezpieczeniem pojazdu

W przypadku samochodu osobowego o wartości przekraczającej równowartość 20.000 euro (w przeliczeniu na złote po kursie z dnia poprzedzającego zakup polisy) obowiązuje ograniczenie w zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie AC i NW tego pojazdu. W koszty można zaliczyć jedynie taką część wartości polisy, jaką stanowi równowartość 20.000 euro do wartości pojazdu.

Kosztem podatkowym nie mogą być również wydatki na powypadkowy remont samochodu, jeśli samochód ten nie był objęty ubezpieczeniem AC.

 

Odliczenie VAT

Przedsiębiorca uprawniony jest do odliczenia podatku VAT od poniesionych wydatków na utrzymanie i eksploatację pojazdu prywatnego na takich samych zasadach jak pozostałe typy pojazdów, czyli pojazdy widniejące w Ewidencji środków trwałych i pojazdy leasingowane.  Wielkość odliczenia VAT zależy od przeznaczenia pojazdu, zadeklarowanego przez przedsiębiorcę. Jeśli pojazd wykorzystywany jest w firmie wyłącznie do celów służbowych, czyli związanych z działalnością gospodarczą, przedsiębiorca uprawniony jest do odliczenia 100% VAT na fakturze.   Aby korzystać z tego uprawnienia, należy zgłosić taki pojazd do urzędu skarbowego na formularzu informacji VAT-26. Wymagane jest, aby taki pojazd posiadał aktualną ewidencję przebiegu pojazdu. Zgłoszenie VAT-26 wymagane jest wyłącznie do samochodów, których konstrukcja może budzić wątpliwości co do sposobu przeznaczenia pojazdu w przedsiębiorstwie, czyli:

  • motorowerów,
  • motocykli,
  • samochodów osobowych,
  • samochody ciężarowych do 3.5t.  

Jeśli pojazd wykorzystywany jest w przedsiębiorstwie do celów mieszanych, czyli związanych z działalnością gospodarczą i prywatnych przedsiębiorca uprawniony jest do odliczenia jedynie 50% VAT na fakturze. Pojazdu o takim przeznaczeniu nie należy zgłaszać na formularzu informacji VAT-26.

 

Jeśli podatek VAT naliczony nie podlega odliczeniu, to stanowi on koszt uzyskania przychodów. W KPiR należy wpisać kwotę wydatku powiększoną o wartość nieodliczonego podatku VAT (oczywiście jeśli tak obliczona wartość brutto wydatku nie przekracza wartości naliczonej Kilometrówki).

 

0 komentarzy

Dodaj komentarz

Scroll Up