Nota księgowa

Co to jest nota księgowa?

Noty księgowe, nazywane również notami obciążeniowo-uznaniowymi, wystawia się w celu udokumentowania zdarzeń gospodarczych, których nie można udokumentować fakturą VAT. Takimi zdarzeniami mogą być na przykład:

• obciążenia dłużnika naliczonymi odsetkami od niezapłaconych zobowiązań;
• obciążenia kontrahenta karą umowną za nieterminową realizację umowy;
• uznania dłużnika kwotą umorzonego długu;
• udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania od ubezpieczyciela;
• sprostowania pomyłek w wystawionych wcześniej dowodach księgowych;.
• przenoszenia kosztów niepodlegających opodatkowaniu na nabywcę np. opłat skarbowych.

oraz

• obciążenie pracownika przedsiębiorstwa należnościami z tytułu niedoborów i szkód w mieniu jednostki

Należy pamietać, że nota obciążeniowa nie może dokumentować transakcji sprzedaży podstawowych towarów i usług wynikających z podstawowej działalności przedsiębiorcy.

Nota księgowa może być uznana za dowód księgowy na podstawie na podstawie rozporządzenia o prowadzeniu PKPIR. 

§ 12 ust. 3 Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub (...)
2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Zawartość noty obciążeniowej

Nota powinna zawierać co najmniej elementy wymienione w art. 21 ustawy o rachunkowości, czyli:

• nazwę dokumentu,
• numer noty,
• datę wystawienia,
• określenie stron operacji (nazwy, adresy),
• opis operacji i jej wartość,
• datę dokonania operacji gospodarczej (jeśli różni się ona od daty wystawienia noty),
• podpis wystawcy (osoby upoważnionej w jednostce do wystawiania not).

Opis operacji w nocie obciążeniowej powinien wskazać właściwy dokument źródłowy, który stanowił podstawę jej wystawienia:

• kontrahenta karami umownymi – umowę z kontrahentem (z podaniem numeru, daty zawarcia, przedmiotu), z której wynika obowiązek zapłacenia kar umownych i protokół odbioru usług (dostaw), z którego wynika, że zostały one nienależycie wykonane,
• kontrahenta odsetkami za zwłokę – umowę, z której wynika ich wysokość lub w sytuacji gdy umowa zawarta z kontrahentem nie zawiera postanowień w tym zakresie – wskazanie podstawy prawnej żądania odsetek, ich rodzaju i wysokości,
• pracownika z tytułu niedoborów i szkód zawinionych – protokół inwentaryzacji (lub inny dokument, z którego wynika wysokość szkód/niedoborów).

W przypadku rozliczeń bezgotówkowych w nocie obciążeniowej należy także wskazać numer rachunku bankowego, na który trzeba wpłacić wymienioną w niej kwotę.

Nota księgowa nie dokumentuje zmiany stanów aktywów ani też nie jest dowodem zastępczym. Z tego powodu nie jest wymagane składanie odręcznych podpisów na nocie, wystarczą znaki zapewniające ustalenie danych osób. Notę obciążeniową należy wystawić w co najmniej dwóch egzemplarzach, jeden dla wystawcy, drugi dla odbiorcy.